Automatiser ses notes de frais : le guide ultime pour les chauffeurs VTC

Gérer ses dépenses au quotidien est un vrai casse-tête pour beaucoup de chauffeurs VTC. Entre les pleins d’essence, les tickets de péage, les factures d’entretien et les parkings, on se retrouve vite avec une pile de reçus impossible à trier. Et pourtant, chaque euro dépensé mal justifié est un euro potentiellement perdu pour vos déclarations fiscales. Passer à un système automatisé, c’est se libérer du stress, gagner du temps, et surtout optimiser chaque centime dépensé. Ce guide est fait pour vous aider à franchir le cap.

Optimisation des Revenus VTC

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C’est quoi une note de frais pour un VTC exactement ?

Une note de frais, c’est tout simplement un justificatif d’une dépense liée à votre activité professionnelle. En tant que chauffeur VTC, cela peut inclure :

Carburant
Lavage et entretien du véhicule
Péages et stationnement
Location ou achat du véhicule
Assurance
Repas ou frais de déplacement exceptionnels

👉 En France, pour être déductible, une dépense doit être justifiée, datée, liée à l’activité, et archivée pendant 6 ans. C’est là que beaucoup se compliquent la vie.

Gestion manuelle vs automatisée : le vrai match

Méthode	Avantages	Inconvénients
Manuelle	Gratuit (au début)	Risque de perte de justificatifs, erreurs fréquentes, perte de temps énorme
Automatisée	Gain de temps, déductions optimisées, zéro oubli	Nécessite un outil adapté (souvent payant mais vite amorti)

Manuelle

Avantages

Gratuit (au début)

Inconvénients

Risque de perte de justificatifs, erreurs fréquentes, perte de temps énorme

Automatisée

Avantages

Gain de temps, déductions optimisées, zéro oubli

Inconvénients

Nécessite un outil adapté (souvent payant mais vite amorti)

Avec l’automatisation, fini les erreurs de TVA, les tickets introuvables, et les galères à chaque trimestre URSSAF. Vous êtes pro ? Il vous faut des outils de pro.

Notre outil de scan conçu spécialement pour les chauffeurs VTC

Chez INCOM, nous avons conçu un outil de numérisation automatique des notes de frais spécifiquement adapté aux chauffeurs VTC. Notre objectif : simplifier la gestion administrative pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment — vos courses et vos revenus.

Une technologie conçue pour le terrain

Grâce à notre technologie de reconnaissance intelligente (OCR), vous pouvez :

Scanner vos tickets de frais en un seul geste depuis votre smartphone
Extraire automatiquement les données clés : date, montant, TVA, type de dépense
Classer et archiver chaque justificatif en toute sécurité
Exporter vos dépenses (PDF, Excel, CSV) ou les synchroniser avec votre comptabilité
Respecter les obligations fiscales françaises (URSSAF, archivage 6 ans, barème kilométrique)