Notes de frais VTC : la liste complète des dépenses déductibles

Tu conduis, tu dépenses. Mais est-ce que tu déclares tout ce que tu peux vraiment ? Chaque euro oublié, c’est de l’argent en moins dans ta poche, et à force, ça finit par compter. Dans ce guide ultra-clair, on t’explique exactement ce que tu peux mettre dans tes notes de frais… et pourquoi ça peut te faire gagner gros, mois après mois.

Statuts & Aides Financières

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Illustration d’un reçu tenu par des mains, symbolisant les éléments inclus dans les notes de frais d’un chauffeur VTC.

Pourquoi comprendre ses notes de frais est crucial pour un chauffeur VTC ?

Les notes de frais ne sont pas qu’un casse-tête administratif. Bien gérées, elles sont une arme fiscale. Chaque dépense liée à ton activité peut potentiellement :

Réduire ton impôt
Diminuer ton revenu imposable
T’éviter un redressement URSSAF

Mais encore faut-il savoir quoi inclure. Et c’est ce qu’on va voir, avec des exemples, des cas concrets, et un tableau récap pour t’aider à y voir clair.

Qu’est-ce qu’une note de frais VTC ?

Une note de frais est un document qui justifie une dépense professionnelle. Elle doit respecter trois critères fondamentaux :

Être justifiée (ticket, facture…)
Être liée à ton activité professionnelle
Être raisonnable (pas de luxe inutile)

💡 En cas de contrôle, tout doit être traçable. L'URSSAF ou le fisc peuvent réclamer les justificatifs.

La liste complète des frais que tu peux inclure

Voici ce que tu as le droit d’inclure dans tes notes de frais, si tu es chauffeur VTC :

Frais liés au véhicule

Ces dépenses sont essentielles et concernent ton outil principal de travail : ta voiture.

Carburant ou recharge électrique
Péages autoroutiers
Frais de stationnement professionnels
Location ou crédit-bail du véhicule
Assurances professionnelles (RC Pro, assurance VTC)
Entretien courant : vidange, freins, pneus, lavage
Réparations

📌 Important La récupération de la TVA dépend du type de véhicule (utilitaire ou tourisme). Pour en savoir plus, consulte le guide sur les indemnités kilométriques pour VTC.

Frais de repas et d’hébergement

Burger avec une application de commande en ligne

Ils sont acceptés seulement si liés à une mission ou un déplacement exceptionnel :

Repas pris pendant les courses longues ou en déplacement
Nuitée d’hôtel (hors domicile habituel)

🎯 Astuce INCOM Un dîner chez soi n'est pas un frais professionnel. Mais un repas pendant une course de 300 km ? Oui.

Frais numériques et logiciels

Une personne utilise une application mobile pour commander un véhicule, en soirée, depuis un balcon surplombant une ville moderne.

Les chauffeurs VTC sont connectés 24/7. Voici ce que tu peux noter :

Achat ou renouvellement de smartphone professionnel
Abonnement téléphonique
Abonnement à une ou plusieurs plateformes
Commissions prélevées par ces plateformes
Achat de logiciels ou d’abonnements comptables

💡 Tous les frais liés à ton application de travail sont déductibles !

Achats et équipements utiles

Tu peux inclure :

Équipements de sécurité (gilet, trousse, extincteur…)
Produits de nettoyage ou désinfection
Accessoires pour améliorer l’expérience client (bouteilles d’eau, bonbons, chargeurs, etc.)

Indemnités kilométriques (si tu utilises ta voiture perso)

Tu n’utilises pas un véhicule immatriculé au nom de ta société VTC ? Alors tu peux déclarer :

Des indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal
Ces frais couvrent : l’amortissement, l’entretien, l’assurance, etc.

📌 Important Le barème officiel est consultable ici : simulateur indemnités kilométriques.

Autres frais annexes

Frais postaux (envoi de documents à l’URSSAF, clients…)
Frais de dossier (par exemple, ouverture de compte professionnel)
Petits achats administratifs (classeur, carnets, enveloppes…)

Comment bien remplir une note de frais (checklist)

Pour qu’une note de frais soit acceptée en cas de contrôle URSSAF ou fiscal, elle doit contenir :

✅ Nom et prénom du chauffeur
✅ Nom de l’entreprise
✅ Date et nature de la dépense
✅ Montant TTC
✅ Mode de paiement
✅ Justificatif (facture, ticket)

Ce que tu ne peux pas inclure dans les notes de frais

Pour éviter les erreurs fréquentes, voici une liste rouge :

❌ Repas à domicile
❌ Abonnement Netflix ou Spotify (même si tu les écoutes en voiture)
❌ Achat personnel non lié à l’activité
❌ Cadeaux clients sans justificatif clair
❌ Frais trop élevés sans explication (ex : hôtel 5 étoiles sans mission longue)

⚠️ En cas d'abus ou d'oubli de justificatif, tu t'exposes à un redressement fiscal ou URSSAF.

Optimiser ses notes de frais pour payer moins d’impôts

Bien gérer ses notes de frais, c’est déjà bien. Mais les optimiser, c’est encore mieux.Il existe aujourd’hui des outils simples qui permettent de gagner du temps, éviter les erreurs, et ne rien oublier. Centralisation des justificatifs, automatisation des calculs, suivi en temps réel… tout devient plus facile.

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Pourquoi INCOM peut t’aider à mieux gérer tes frais ?

Gérer ses notes de frais, ça peut vite devenir un casse-tête… ou pire, une source de pertes.Chez INCOM, on ne se contente pas de te donner des conseils. On t’accompagne avec une solution concrète pensée pour les chauffeurs VTC comme toi.

Notre mission ? Faire en sorte que chaque dépense utile te rapporte au lieu de te coûter.

Avec notre accompagnement :